Den stora skillnaden mellan information och kommunikation

I många företag verkar det finnas en föreställning om att så länge information sänds ut, så har kommunikation skett.

Ledningen tycker att de har "kommunicerat bra" bara för att de har skickat ett mejl eller en rapport. Jobbet gjort, eller hur? Men riktigt så enkelt är det ju inte.

Problemet är att information inte automatiskt betyder kommunikation.

Kanske tror ledningen att alla gillar att få en massa info utan att någonsin få chansen att ge feedback eller ställa frågor.

Det blir ju enklare att slippa frågor och interaktion och bara anta att alla är med på noterna efter att de har fått ett välskrivet dokument att läsa. Ingen har klagat, så då måste ju allt vara solklart! Eller?

Här finns nog ett litet problem.

Kommunikation handlar inte bara om att sprida information utan handlar mycket om att skapa en gemensam förståelse, att få igång en dialog och ett engagemang med personalen.

Det innebär att man tar sig tid att lyssna och att diskutera. Kanske utgår ledningen från att alla ser saker på samma sätt som de gör?

Om all kommunikation går i en riktning, från ledningen och ner, är det lätt att man skapar en väldigt passiv arbetsmiljö där ingen känner sig engagerad.

De kanske inte ens tänker på att det kan finnas frågor eller behov av diskussion, för i deras ögon har de ju redan sagt allt som behöver sägas.

Men när arbetstagare inte får känna sig delaktiga kan det leda till frustration, minskad motivation och i värsta fall en känsla av att deras åsikter inte spelar någon roll.

Det här missförståndet kan ställa till det rejält när det handlar om samarbete.

Om all kommunikation går i en riktning, från ledningen och ner, är det lätt att man skapar en väldigt passiv arbetsmiljö där ingen känner sig engagerad.

Vem vill vara en del av ett samarbete eller team om man bara förväntas ta emot information utan att kunna påverka? Kommunikation handlar om att både prata och lyssna.

Men när samarbetet börjar halta, när engagemanget sjunker och resultaten inte blir som förväntat, då kanske det är dags att fundera på varför. Kan det vara så att den "effektiva kommunikationen" egentligen bara var envägskommunikation?

Folk tar till sig information på olika sätt, och i större företag blir det ännu mer tydligt.

Vissa föredrar att läsa i sin egen takt, medan andra behöver en muntlig genomgång och chans att ställa frågor. En del lär sig bäst med visuella hjälpmedel, medan andra vill ha konkreta exempel.

Om ledningen bara använder en enda kanal och förväntar sig att alla ska förstå på samma sätt, så är risken stor att en hel del viktig information går förlorad.

För att verkligen lyckas med kommunikationen krävs det att man förstår att olika personer har olika behov av att få information och att man sedan som företagsledare anpassar sig efter det.

En annan viktig sak är att ge tid för reflektion och återkoppling, särskilt vid stora förändringar.

Det är lätt att tro att folk bara ska acceptera nya strategier direkt, men förändring tar tid. Och det ska få ta tid.

Arbetstagare behöver tid att förstå, bearbeta och ställa frågor. Om den möjligheten inte ges, är risken stor att budskapet misstolkas eller möts med motstånd.

Genom att öppna upp för diskussion, ha uppföljningsmöten och lyssna på hur förändringen uppfattas visar ledningen att de inte bara vill informera utan de vill förstå. Det skapar engagemang och gör hela processen mer hållbar.

Så nästa gång ledningen tycker att de har kommunicerat bra, kan de kanske stanna upp och fråga sig själva: Har vi verkligen skapat en dialog? Eller har vi bara tryckt på "skicka-knappen"?

Här kan du läsa fler kolumner av Bella Alén.